“Voi avete gli orologi, noi abbiamo il tempo”
Proverbio afgano
Premessa – Conoscere il Tempo: un lavoro pratico
In questo articolo parliamo di organizzazione del tempo.
Potremmo vivere in un tempo non organizzato o disorganizzato?
La risposta è NO.
Organizzare il nostro tempo risponde, lo vedremo, ad un fondamentale bisogno: avere punti fermi, confini, certezze: è il bisogno di struttura. Risponde, ancora, al bisogno di avere relazioni nutrienti con gli altri, nelle quali poter scambiare feedback, dare e ricevere stimoli.
Lavoreremo in maniera pratica: mentre scorrete la lettura, vi invito a annotare le vostre osservazioni agli spunti che vi propongo. Tenete pronto un blocco per appunti e una penna.
Cominciamo.
Il tempo misura e il tempo esperienza.
Se avete già letto il mio articolo Rileggere il tempo: spunti dal periodo post-lockdown per la vita di oggi, avrete già risposto a queste domande:
→ Cos’è per voi il tempo?
→ Com’è cambiato negli ultimi 5 anni?
Se non l’avete fatto, prendetevi qualche minuto per pensarci e scrivete la vostra risposta.
“Il tempo ci domina, senza pietà, incurante se siamo in salute o ammalati, affamati o ubriachi, russi o americani, o abitanti di Malta. È come il fuoco, può distruggerci o riscaldarci. Perciò ogni FedEx ha un orologio, perché viviamo o moriamo in base all’orologio, e non gli voltiamo mai le spalle, e mai e poi mai ci permettiamo il peccato di perdere di vista il tempo. L’ora locale è 13.56. Questo significa che abbiamo tre ore e quattro minuti prima della fine dello smistamento dei colli. Ecco quanto abbiamo. Ecco quanto tempo abbiamo prima che questo pulsante, odioso, inesorabile, schiavista, cerchi di buttarci fuori dagli affari“.
Con queste parole Chuck Noland – il protagonista del film Castaway interpretato da Tom Hanks – esorta i dipendenti di FedEx a “stare sul pezzo”. Ecco il tempo-misura: domina, è incurante di come stiamo, è il tempo che divora. É misurabile e regolato dall’orologio, non possiamo non tenerne conto, è una quantità, definisce il prima, il durante e il dopo di un’azione, è il tempo da consumare per non esserne consumati. Può essere una trappola, quella ruota del criceto di cui abbiamo già parlato. Chuck Nolan lo comprenderà, suo malgrado, dopo aver trascorso un lungo periodo di isolamento su un’isola deserta a causa di un incidente aereo.
Il proverbio citato in premessa sembra però offrirci anche una prospettiva diversa: c’è un tempo misurato (quello degli orologi) e c’è un tempo “altro”, un tempo “nostro”, quello giusto per noi.
Ecco un esempio:
“Buon giorno”, disse il mercante.
Era un mercante di pillole perfezionate che calmavano la sete. Se ne inghiottiva una alla settimana e non si sentiva più’ il bisogno di bere.
“Perché’ vendi questa roba?” disse il piccolo principe.
“E’ una grossa economia di tempo”, disse il mercante.
“Gli esperti hanno fatto dei calcoli. Si risparmiano cinquantatré’ minuti la settimana”.
“E che cosa se ne fa di questi cinquantatré’ minuti?”
“Se ne fa quel che si vuole…”
“Io”, disse il Piccolo Principe,
“se avessi cinquantatré’ minuti da spendere, camminerei adagio adagio verso una fontana…”
Il mercante di pillole per la sete in cui si imbatte il Piccolo Principe di Antonie de Saint-Exupèry vive nel tempo misura. Il Piccolo Principe vive nel tempo esperienza.
Il tempo dell’esperienza è l’attimo fuggente, il momento dell’intuizione, il tempo di qualità che non si può misurare, ma che sentiamo giusto per noi, il tempo da vivere e da godere.
→ Annotate quando siete nel tempo trappola e quando siete nel tempo giusto per voi. Osservate e annotate anche come vi fa sentire ripensare all’uno e all’altro.
Possiamo lasciare che il tempo esperienza faccia tranquillamente il suo corso, non riusciremo ad afferrarlo, solo a viverlo e sarà sempre buono per noi.
Possiamo ed anzi dobbiamo dare una struttura al tempo dell’orologio, per non esserne divorati. Perché è così importante farlo? Ce lo spiega l’analisi transazionale.
La strutturazione del tempo secondo l’analisi transazionale.
Eric Berne concettualizzò l’analisi transazionale come un modello basato sulle interazioni interpersonali: abbiamo bisogno di stare in relazione con gli altri per stare bene.
Individuò tre bisogni delle persone, necessari per crescere e vivere in modo sano:
- il bisogno di riconoscimenti
- il bisogno di stimoli
- il bisogno di struttura
L’organizzazione del tempo, dunque, è anzitutto un modo di organizzare la nostra vita, di darci dei confini e di fissarli per gli altri, ci dà sicurezza nelle relazioni e ci permette di intrattenere relazioni scambiando stimoli e riconoscimenti per soddisfare i nostri bisogni.
Il tempo è dunque un tempo sociale ed organizzarlo è per noi una necessità.
Non si tratta però solo di controllare e misurare, ma anche e soprattutto di esprimere la nostra unicità attraverso interazioni e relazioni, creando e nutrendo legami sani con gli altri.
“Non posso giocare con te”, disse la volpe, “non sono addomesticata”. “Ah, scusa!”, fece il Piccolo Principe. “Che cosa vuol dire addomesticare?” “É una cosa da molto dimenticata. Vuol dire creare dei legami”.
Man mano che abbassiamo le barriere difensive e ci apriamo, la relazione ha la possibilità di intensificarsi.
Ci esponiamo a interazioni più intense e, per così dire, sostanziose; gli argomenti di conversazione diventano più personali. Sarà però sempre più facile qualche inciampo relazionale: la frase sbagliata, una domanda inopportuna, un feedback negativo a chi non è pronto a riceverlo e così via. Per approfondire il legame dobbiamo correre questo rischio. Vivere il tempo significa, quindi, trovare la giusta distanza relazionale.
Gli ambienti di lavoro non fanno eccezione: ci sono ruoli e procedure da rispettare e organizzare il tempo è uno strumento per ottenere risultati migliori e ridurre lo stress.
Vediamo ora tre modalità tipiche di organizzazione del tempo.
Il silenzio: tempo per noi stessi o isolamento?
→ Sapete ritagliarvi un tempo silenzioso solo per voi, anche durante il lavoro?
→ Siete in grado di isolarvi dalle chiacchiere inutili, dal gossip, quando ne sentite la necessità?
→ Nel corso di una riunione di lavoro, riuscite a mantenere il silenzio senza perdere il contatto con ciò che accade e senza farvi tirare dentro giochi di potere?
Il silenzio è per sua natura una forma di isolamento, non possiamo starci a lungo.
Forzato nell’isolamento a causa dell’incidente aereo, Chuck Noland “crea” l’amico Wilson, dipingendo su un pallone da calcio un volto umano.
Quando il silenzio è una scelta consapevole, lo utilizziamo per riprendere le forze, centrarci ed evitare di farci coinvolgere in dinamiche tossiche. Quando siamo in ascolto di noi stessi il silenzio diventa una risorsa preziosa, ci disconnette dal tempo misura e ci collega al tempo esperienza.
In altri casi, l’isolamento e la bassa partecipazione possono essere indice di una difficoltà per la persona e per il team.
Qualche esempio? Essere passivi nel lavoro di team, non riuscire a scambiare qualche parola alla macchinetta del caffè, fare atto di presenza alle riunioni mentre si continua a guardare lo smartphone o si lavora ad altro al portatile, ci parlano di una persona che tende all’isolamento.
Se siete in un’organizzazione o conducete un team, prestate attenzione alla figura del disinteressato, a chi non si fa coinvolgere e soprattutto non si sente mai coinvolto. Come leader, non potete permettervi di “perdere” nemmeno una risorsa.
Riassumendo: il tempo del silenzio è un tempo generalmente privo di interazioni, nel quale non si danno e non si ricevono feedback e per questo è un tempo sotto controllo, “a basso rischio”. Lo possiamo utilizzare per il nostro benessere, come pausa per ricaricarci, oppure per evitare la relazione con gli altri.
Il passa-tempo: warm up o tempo perso?
→ Cosa fate quando incontrate i colleghi in caffetteria, nei corridoi o in ascensore?
→ Di cosa parlate alla cena di Natale dell’azienda o a un aperitivo con amici?
→ Cosa accade prima dell’inizio e nei primi minuti delle vostre riunioni di lavoro?
A volte serve leggerezza e cerchiamo di relazionarci in maniera poco impegnativa, di solito allo scopo di svagarci e divertirci: i passatempi servono a questo.
Pensate alle conversazioni in ascensore, ai pochi minuti che precedono l’inizio di una riunione e i primi minuti della stessa, ai primi scambi di battute quando incontrate il vostro cliente: si parla di “cose, oggetti e posti”, cioè di temi generici, ma soprattutto si parla di altro, non di noi stessi, nè dell’altro, nè tanto meno di noi insieme.
Sono momenti di riscaldamento della relazione che di solito servono a consolidare il senso di appartenenza e ad “annusare” le opinioni degli altri prima di spingere la conversazione su altri piani. Sono momenti in cui un team inizia a formarsi.
Come per un Gran Premio automobilistico ci vuole un giro di warm up, così per una riunione o un colloquio serve qualche minuto di conversazione libera.
Se conducete una riunione, consentite per un po’ alle persone questi scambi, che aiutano a preparare l’attività successiva, in cui sarà loro richiesto di stare concentrate e focalizzate sull’argomento dell’incontro. Dovrete solo contenerne la durata, ad evitare che per la gran parte della riunione si parli di altro e che la riunione si concluda in modo improduttivo.
In un’azienda il tempo perso è il tempo fuori dai risultati.
Riassumendo: i passatempi sono interazioni leggere, utili se di durata ragionevole per riscaldare un gruppo prima del lavoro vero e proprio o per trascorrere pochi minuti di pausa conversando piacevolmente, con un livello di rischio basso.
Avete un problema se: il vostro tempo o il tempo del vostro team scorre soprattutto nei passatempi, se nelle vostre riunioni le persone si perdono in chiacchiere e non sono focalizzate sull’oggetto della riunione, se i vostri dipendenti stazionano nei corridoi a conversare anziché stare nei rispettivi uffici a lavorare.
Le attività: il tempo dei risultati
→ Cosa vi dice che le tue riunioni e i tuoi colloqui one-to-one sono stati efficienti?
→ Cosa vi dice che la riunione o il colloquio sono stati efficaci?
Nelle organizzazioni che funzionano, le persone e i team sono prevalentemente impegnati in attività. In questa modalità di utilizzo del tempo siamo focalizzati prevalentemente sugli obiettivi, sulle azioni e sui risultati e meno sulle persone.
Parliamo di “cosa stiamo facendo”. Questo ci consente scambi di comunicazione più sicuri, nel senso che se veniamo “toccati”, veniamo toccati per qualcosa che facciamo, non per come siamo. Siamo centrati e possiamo pensare, sentire, prendere ed eseguire decisioni nel qui e ora. Siamo, si dice, operativi.
Conclusione
Trovare la giusta modalità di strutturazione del tempo e delle relazioni è fondamentale per il benessere individuale e organizzativo. La migliore forma di pianificazione del tempo è strutturare la giusta relazione con i nostri interlocutori.
→ Condividete i vostri appunti e le vostre osservazioni utilizzando il form di contatto del mio sito e richiedete un colloquio gratuito per ricevere il mio feedback.
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Carlotta Clavarino – Consulente e Formatrice esperta in aziende e contesti organizzativi complessi.
Laureata in Giurisprudenza si è diplomata Counsellor Professionista Analitico Transazionale ad Indirizzo Organizzativo.
Bibliografia essenziale:
- Berne E., Ciao, e poi?, (1964).
- Bruch H., Ghoshal S., “Beware the Busy Manager”, in HBR, February 2002
- Clavarino C., Rileggere il tempo: spunti dal periodo post-lockdown per la vita di oggi, dal sito web dell’autrice
- Cornell W.F., de Graaf A., Newton T., Thummissen M., “Dentro l’AT – Fondamenti e sviluppi dell’Analisi Transazionale”, (2018), LAS editrice, Roma.
- de Saint-Exupéry A., Il Piccolo Principe, (2015), Newton Compton ed., Roma.
- Moiso C. Novelino M., Stati dell’IO, (1982), Astrolabio, Roma
- Torelli T., “Il sentiero della gioia”, cap. 3 Padroni del tempo, (2020), Mondadori, Milano.
- Vidali P., Che cos’è il tempo?, dal sito web dell’autore: https://www.paolovidali.it
