Quando l’urgenza diventa allarmismo: proteggersi dalle comunicazioni tossiche al lavoro

Nel lavoro, nelle relazioni professionali e nei team, la comunicazione può diventare una fonte di stress.

Avete anche voi un capo che trasmette ogni richiesta come se fosse una crisi?

Un collega che porta regolarmente problemi, senza distinguere ciò che è prioritario da ciò che non lo è?

Clienti, collaboratori o persone vicine che usano toni pressanti, parole assolute e richieste immediate?

Quando le persone intorno a noi trasmettono un senso di allarme e di urgenza ricorrente, con l’imperativo di fare in fretta, è probabile che siano attivate sotto la spinta di un comando interno del tipo “sbrigati” o “stai attento”( ). Non sempre, però, ciò che viene presentato come urgente lo è davvero. A volte non siamo davanti a una reale emergenza, ma a una modalità comunicativa o a un vissuto di chi parla o scrive.

C’è anche un aspetto culturale.

Viviamo in un tempo in cui l’attesa sembra essere stata bandita. Tutto deve essere veloce, immediato, disponibile, risolto. La frustrazione di stare per qualche minuto o qualche ora dentro qualcosa di sospeso viene spesso vissuta come intollerabile.

Ma torniamo al punto: come evitare di finire in uno stato di allerta costante, bruciare inutilmente energia e lucidità reagendo d’impulso?

Come proteggere il nostro programma di lavoro da continue interruzioni e cambiamenti, evitare di diventare a nostra volta precipitosi ed assumerci responsabilità che non ci competerebbero?

Come imparare a fermarci, respirare e valutare con più calma?

Riconoscere i falsi allarmi

Proteggersi dalle comunicazioni tossiche è semplice, ma non sempre facile.

Iniziate a prestare attenzione ad alcuni segnali:

Comunicazione asincrona e urgenza: l’azione senza decisione

Un elemento di complicazione, viene dalla comunicazione asincrona: email, chat, messaggi vocali, piattaforme aziendali, sistemi di messaggistica interna.

Questi canali sono utili, veloci e pratici, ma hanno un limite importante: impoveriscono il messaggio.

Quando leggiamo una mail o un messaggio, perdiamo tono di voce, postura, ritmo, espressione del volto, pause, intenzione relazionale. In altre parole, perdiamo gran parte del linguaggio non verbale e paraverbale, perdiamo il contatto con la relazione con l’altro.

Rimane il contenuto. E il contenuto, da solo, può essere facilmente frainteso.

Le parole scelte da chi scrive sono “codificate” secondo il suo stato emotivo, il suo modo di vedere la situazione, le sue abitudini comunicative. Ma vengono “decodificate” da noi secondo il nostro sentire, la nostra storia, la nostra sensibilità e il nostro livello di stanchezza in quel momento.

È qui che nasce il bias interpretativo: leggiamo o ascoltiamo poche parole e la mente costruisce scenari. E passiamo all’azione, senza aver prima costruito lo spazio sicuro per la decisione che precede quell’azione.

Primo passo: l’osservazione

La prossima volta che vi arriva uno stimolo dall’esterno, prima di attivarvi, rispondere, telefonare, interrompere ciò che state facendo o cambiare l’agenda, fermatevi e chiedetevi:

Questa osservazione iniziale permette di creare uno spazio tra stimolo e risposta?

Non significa ignorare il messaggio. Non significa minimizzare. Significa evitare che l’allarme dell’altro diventi automaticamente il nostro. Attiva il nostro stato dell’io Adulto, che funge da regista e mediatore fra stimolo e reazione, da una posizione equilibrata.

Quando riusciamo a osservare ciò che accade senza agire subito, lo spazio che si genera ci serve per distinguere tra urgenza reale, pressione emotiva e abitudine comunicativa.

Secondo passo: il contatto col corpo

Le comunicazioni ad alta pressione non restano solo nella mente. Spesso arrivano direttamente al corpo.

Per questo è utile chiedersi: come mi fa stare questo messaggio?

Dove sento la pressione?

Forse nella gola, come se fosse difficile parlare.
Forse nel petto, con il respiro corto o bloccato.
Forse nello stomaco, che si chiude.
Forse nelle spalle, nella mandibola, nella fronte.
Forse in una sensazione generale di accelerazione.

Il corpo ci dà informazioni preziose. Prima ancora di avere una risposta razionale, possiamo accorgerci che qualcosa ci ha attivati.

Questo passaggio serve a riconoscere quello che sta accadendo: se non ci accorgiamo di essere in allarme, rischiamo di agire dall’allarme. Se invece lo riconosciamo, possiamo scegliere come rispondere.

Terzo passo: la centratura

Una volta individuata la pressione, potete fare un breve esercizio di centratura.

Quarto passo: verificare se l’urgenza è reale

Quando siete più centrati, potete analizzare la situazione da una condizione equilibrata, vi suggerisco di partire da alcune domande, vi aiuteranno a spostare l’energia sullo Stato dell’io Adulto, trovate alcuni suggerimenti in nota( ).

Usciti dalla nebbia dell’allarme e ben ancorati al piano di realtà, potete decidere il passo successivo.

Quinto passo: scegliere il canale giusto per chiarire

Se una mail è ambigua, aggressiva o allarmante, rispondere d’impulso per iscritto può aumentare la tensione. Ne abbiamo parlato di recente, nel mio articolo La Tecnica del Cassetto: disinnescare la rabbia e riconoscere i propri bisogni. Quando non potete aspettare e usare la Tecnica del Cassetto, può essere utile scegliere a un mezzo sincrono, come una telefonata o un confronto diretto.

La comunicazione sincrona permette di recuperare tono, ritmo, pause, intenzione. Permette di fare domande, verificare, chiarire. Spesso riduce il margine di interpretazione e quindi anche il livello di allarme.

Questo non significa telefonare sempre o rispondere immediatamente. Significa scegliere consapevolmente il canale più adatto.

Durante questa verifica, ascoltate, fate domande, restate in contatto con il vostro sentire. Quando iniziate a raccogliere elementi reali, la tensione si abbassa. Non siete più dentro un’azione precipitosa generata dall’allarme, ma dentro un’azione centrata.

Proteggersi non significa diventare indifferenti

Lo stato di allerta continuo non è una condizione neutra. A lungo andare, può appesantire la mente, irrigidire il corpo e compromettere il vostro benessere e la qualità delle nostre decisioni.

Proteggersi dalle comunicazioni tossiche significa evitare di confondere l’empatia con l’assorbimento totale dello stato emotivo altrui.

Possiamo ascoltare senza farci travolgere.
Possiamo aiutare senza sostituirci.
Possiamo rispondere senza precipitare.
Possiamo prendere sul serio un problema senza entrare automaticamente in allarme.

Ogni volta che impariamo a fermarci, osservare, respirare e verificare, proteggiamo la nostra energia. E, con naturalezza, diventiamo anche più efficaci.

Perché una risposta lucida è quasi sempre più utile di una reazione immediata.

^NOTE:
(1) In Analisi transazionale, le spinte sono comportamenti automatici che mettiamo in campo in momenti di stress, pressione e tensione, per sentirci OK.

“Sbrigati” è la spinta delle persone che danno più importanza alla velocità, alla reazione che alla precisione e alla verifica. Sono persone veloci e tempestive, ma rischiano di attivarsi frettolosamente e impropriamente in urgenza anche dove non ce n’è bisogno.

“Stai attento” è la spinta degli allarmisti e dei paurosi, di coloro che vedono sempre un pericolo all’orizzonte: sono persone molto attente e protettive, ma quando sbagliano la valutazione attivano facilmente falsi allarmi.

⁽²⁾ Le prime due domande servono a diradare la nebbia:

• questa urgenza è reale? [= quali sono le conseguenze se IO non agisco subito]
• è richiesto davvero il MIO intervento?

Non tutto ciò che arriva a noi deve essere risolto da noi. Non tutto ciò che viene comunicato con pressione è prioritario. Non tutto ciò che genera ansia è necessariamente importante. E soprattutto: fate attenzione a non dare risposte a domande o richieste di aiuto che non vi sono state fatte esplicitamente.

Le domande successive guidano all’approfondimento:

• Che cosa è successo concretamente? [se osservo con neutralità e senza giudizi, come se io fossi una telecamera, cosa vedo?]
• Ci sono i dati verificabili, quali sono?
• Quali sono invece supposizioni, paure o interpretazioni?
• Entro quando serve una risposta, c’è una scadenza?
• Devo agire subito o prima devo capire meglio? [verifica rispetto alla domanda iniziale]
• Quali conseguenze reali ci sarebbero se intervenissi più tardi?
• Sono la persona giusta per occuparmene? [verifica rispetto alla domanda iniziale]
• Ho tutte le informazioni necessarie?

Carlotta Clavarino – Consulente e Formatrice esperta in aziende e contesti organizzativi complessi.
Laureata in Giurisprudenza si è diplomata Counsellor Professionista Analitico Transazionale ad Indirizzo Organizzativo.

Bibliografia essenziale:

• Bartoli S. e Milanese R. Decision Making Strategico – la complicata arte della scelta. Milano. Ponte alle Grazie
• Newport, C. (2021). Un mondo senza email. Ridisegnare il lavoro nell’era del sovraccarico informativo. ROI Edizioni.
• Stewart, I., & Joines, V. (2012). L’Analisi Transazionale. Guida alla psicologia dei rapporti umani. Garzanti.