In tempi incerti serve leggerezza: Agile Thinking per la gestione del cambiamento

Il tempo del pensare sembra perduto: veniamo costantemente chiamati ad agire e a decidere velocemente, quasi compulsivamente. Ci muoviamo in contesti dai margini poco delineati, incerti, sempre più complessi. Fatichiamo a comprendere. Ci sentiamo fragili, incapaci di trovare una definizione rassicurante, pressati dal dovere e spaventati all’idea di commettere errori. Ci chiediamo come sia possibile prendere una decisione se ci mancano informazioni, se non c’è chiarezza, né controllo.

Avvertite anche voi questo senso di difficoltà e pesantezza?

Se la risposta è affermativa, continuate a leggere, perché questo tempo di incertezza, ancorché faticoso, porta con sé sfide evolutive, innovazioni potentissime e crescite esponenziali, basta saperlo attraversare con il giusto mindset.

Abbiamo già visto in un precedente articolo alcuni aspetti dell’Essere SMART; vi propongo con questo scritto una riflessione sull’agilità e sul pensiero agile, come skill da sviluppare per muoversi con più leggerezza in contesti come quello appena descritto, analizzare in maniera più approfondita situazioni complesse e risolvere più facilmente problemi.

In questo articolo inizieremo dall’analisi di situazioni complesse.

Cos’è e come può esserci d’aiuto l’agile thinking?

Àgile viene dal latino agere (= fare, operare, andare, venire) e il suffisso -ile (=leggero nei suo movimenti): il pensiero agile è, quindi, anzitutto un pensiero che va con facilità, leggerezza e scioltezza. E’ un pensiero non vincolato e non lineare. E’ libero, veloce: è come
Perseo, l’eroe greco dai sandali alati capace di tagliare la testa della Medusa senza lasciarsi pietrificare.

Perseo riesce a colpire Medusa senza guardarla direttamente, volgendo lo sguardo alla sua immagine riflessa sullo scudo di bronzo.
Pensare agile è fare come Perseo: anzichè guardare direttamente alla situazione da analizzare, si guarda al riflesso che questa produce.

Vi consiglio di sperimentare iniziando da un caso di successo, questo modo di procedere abbassa gli atteggiamenti di difesa e diffidenza e permette di abituarsi al metodo, sviluppando gradualmente il mindset.
Immaginiamo di essere in due: ciascuno esporrà il suo caso, farà domande di approfondimento all’altro e viceversa. Lo sguardo di un soggetto meno coinvolto, infatti, facilita la ricerca. Ipotizziamo che abbiate raggiunto con il vostro cliente un buon accordo. Volete approfondire le ragioni del successo e focalizzare il Team sul miglioramento, con l’obiettivo di consolidare la peak performance e di imparare cose nuove.

Indossiamo dunque i sandali alati di Perseo e lo scudo bronzeo, e partiamo alla ricerca di nuove prospettive!

A seguire trovate due differenti proposte di approccio agile.

Primo approccio: “Se pensate di avere visto tutto, guardate ancora“, trailer ufficiale al link sottoriportato.

La citazione è il sottotitolo di Prospettive di un delitto di Pete Travis, un avvincente film poliziesco che vi invito a guardare, nel quale la ricostruzione dell’accaduto riesce grazie all’analisi di otto diverse prospettive della scena di un attentato. La narrazione riprende dall’inizio per otto volte, guardando con gli occhi di un poliziotto, di un turista videoamatore, della vittima dell’attentato e degli attentatori.

Seguiremo lo stesso procedimento, usando le domande aperte (il nostro scudo di bronzo), con l’obiettivo di “guardare ancora” e trovare il riflesso della Medusa.

Ecco alcuni esempi.

E’ vero che abbiamo avuto successo, per migliorare la nostra perfomance con il cliente chiediamoci:

• C’è qualcosa che non abbiamo visto/pensato/ fatto e che avremmo potuto fare?
• Quali domande in più avremmo voluto/potuto fare al cliente?
• Quali sono i punti di forza e di debolezza del nostro cliente? Cosa ci dicono della nostra organizzazione?

Per imparare cose nuove chiediamoci:

• Cosa abbiamo imparato della nostra organizzazione, guardandola dal punto di vista del cliente? Cosa se la guardiamo dal punto di vista del consumatore finale?
• Come e quanto cambia la nostra conoscenza del cliente ad ogni cambio di prospettiva?
• Cosa non so ancora, finché non modifico il mio sguardo?

Secondo approccio: Cambiare narrazione

Un altro modo di cambiare prospettiva è utilizzare una narrazione diversa. Qui ci viene in aiuto Esercizi di stile di Raymond Queneau: è il racconto, ripetuto in 99 esilaranti varianti stilistiche, di un breve e banale episodio.

Giocate ad imitare Queneau, scrivete un breve racconto dell’accaduto dal punto di vista di due o tre soggetti diversi, chiedete:

• Come sarebbe il racconto del nostro cliente? Dei nostri fornitori? Dei nostri competitor?
• Come cambierebbe se iniziassimo a raccontare dalla fine, andando a ritroso?

Osservate il processo e limitatevi a facilitarlo lasciando fluire.

Cosa sta succedendo?

Che stiate lavorando da soli, con un collaboratore o con i vostri Team, potreste notare un clima disteso, più leggero.

Accade perché di solito utilizziamo in modo ripetitivo pochi schemi di pensiero e giochiamo, come dire, “in difesa” delle nostre idee e scelte. Restiamo pietrificati dalla Medusa (il nostro obiettivo o problema) e ci irrigidiamo.

Il cambio di prospettiva ci aiuta a “mollare la presa” e ad aprirci alla ricerca: questo attiva la nostra parte creativa.

Se lavorate con un team:

• Invitate le persone ad esprimersi liberamente, sollecitatele ad accogliere gli spunti degli altri senza bloccarli.
• Tenete d’occhio il tempo, senza mettere pressione.
• Raccogliete le risposte del primo approccio su una lavagna, continuate a fare domande per andare più a fondo.
• Fate leggere ad alta voce i racconti del secondo approccio in plenaria, lasciando ciascuno libero di aggiungere dettagli e note di colore per arricchire la storia.
• Osservate com’è lo spirito del Team durante questo lavoro.
• Alla fine di questo brainstorming riassumete: abbiamo esaminato tutto?

Chiedete ancora:

• Cosa abbiamo imparato che non sapevamo?
• Qual è il rischio nascosto di questo progetto di successo?
• Cosa di questo approccio può diventare per noi un tool da utilizzare con altri clienti?

Userete questa base in sessioni di approfondimento successive, ne parleremo in un prossimo articolo.

Perché cambiare prospettiva funziona.

Cambiare prospettiva è un esercizio di Agile Thinking e funziona perché rompe gli schemi e i programmi, permettendoci di percorrere nuove strade.

Il pensiero agile è un pensiero curioso: aperto, privo di preconcetti e condizionamenti, disposto ad indagare opzioni non convenzionali. È un pensiero, pronto, nel qui e ora: non è reattivo, né compulsivo. Si muove liberamente e cerca le connessioni nascoste fra elementi apparentemente diversi e scollegati: non segue regole e programmi, non è lineare.
Ci fa viaggiare, potremmo dire, nel piano delle infinite possibilità.
Attiva la nostra energia vitale profonda, la nostra parte intuitiva e creativa: il bambino libero interiore.
Facilita un approccio dinamico ai problemi complessi ed aiuta a evitare soluzioni predefinite.

Cosa ci serve per lavorare in agilità?

Per lavorare in agilità i membri del Team hanno bisogno di sentirsi al sicuro: quando le persone si sentono sicure, sanno esprimersi senza autocensure, dare feedback autentici ed accettare i contributi degli altri allo stesso modo. Il clima è buono: IO sono OK, TU sei OK. Se la leadership sa creare e sostenere questo clima, il lavoro scorrerà fluido e le persone riusciranno a reggere la frustrazione di non passare subito all’azione. E’ utile, per questo, lavorare in un setting informale e non eccessivamente strutturato, avere la possibilità di scrivere su lavagne o grandi fogli, disegnare usando colori, ascoltare musica e altro ancora: l’agilità è un atto creativo e la creatività non ama i formalismi.

Agile Thinking e Teamwork

Come avrete capito, l’Agile Thinking è sia una metodologia di lavoro, sia un mindset da sviluppare a livello individuale e nel Team. Se ben condotta, una sessione di Team sul Problem Solving Strategico tramite l’applicazione del pensiero agile produce analisi più approfondite e un maggior numero di soluzioni innovative e sostenibili. Rinforza lo spirito di Team, la collaborazione, la capacità di pensare fuori dagli schemi e la flessibilità. Riduce lo stress. Favorisce un approccio proattivo agli errori ed alle difficoltà.
In un mondo dove la capacità di adattamento è la chiave del successo, le organizzazioni che abbracciano questo approccio possono non solo sopravvivere, ma prosperare più facilmente.
Parleremo più ampiamente della creazione e del funzionamento dei Team Agili in un prossimo articolo, anticipo soltanto che nel processo di costituzione e funzionamento di un Team Agile e per la gestione di sessioni come quella illustrata il il ruolo del Leader è cruciale ed agisce come facilitatore del cambiamento, promuovendo la collaborazione e l’innovazione.

Carlotta Clavarino – Consulente e Formatrice esperta in aziende e contesti organizzativi complessi.
Laureata in Giurisprudenza si è diplomata Counsellor Professionista Analitico Transazionale ad Indirizzo Organizzativo.

Bibliografia essenziale:

• Binder G., Watkins M.D.”Per risolvere un problema difficile, cambiate inquadratura – Cinque passi per essere sicuri di non prendere decisioni affrettate” in Harward Business Review Italia (Marzo 2024)
• Bonomi F. (2004-2008). Vocabolario Etimologico della Lingua Italiana Treccani – Vocabolario della Lingua Italiana Online – voce: Agilità
• Calvino I. (1988). Lezioni Americane – Sei proposte per il prossimo millennio – Leggerezza, Milano – Garzanti
• Krausz, R. (2022). Transactional Analysis – A passport for the next decades, New Theory and Practice of Transactional Analysis in Organization, London – New York,Routledge – Taylor & Francis Group
• Queneau R. (2014). Esercizi di stile (trad. italiana Umberto Eco) – Torino – Einaudi